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初创企业要开始业务,第一步就是要给团队租个办公室,都希翼能够在尽可能短的时间里找到合适的办公室,但办公场所租赁相对复杂,一不小心就会掉进各种陷阱。在租写字楼之前,以下这些功课一定要提前做好,避免踩坑!

 

1.资质证书

进行办公室租赁合同签订时,需要查看出租方房屋的合法性,判断依据就是房产行业相关资质证书,如《产权证明》、《出租许可证明》、出租方的《营业执照》、《法人证明/法人授权证明》。

如果遇到办公室转租的情况,那就要了解清楚还能不能继续承租?一般,转租情况下依旧可以继续租赁,前提是出租方能够提供租赁合同(由出租方和房东签署)和权利人(出租方法人/房东)同意转租的书面证明。

 

2.合同签订

一般较正规的业主签订租赁合同一般会走一个流程:客户预约看楼——看楼登记——客户看中,然后出具《租赁意向书》给业主——谈妥条件价格——预约时间签订合同。

租赁合同的签订一般会签两份:一份是房管局的标准备案用的,一份是详细的补充协议。房管局的合同比较笼统,一般写清楚租金、年限双方盖章签字就可以了。

但如果你的办公室是转租过来的,一定要确认跟你签合同的人身份,是房屋的产权人还是租客,如果是租客一定要让他出示上一份合同,还有明确办公室可以转租的证明文件,和产权人确认是否属实。

 

3.租赁时间

租写字楼一般必须要租至少一年以上,三年以下,如果考虑半年或者几个月的,只有极少数商务中心会做,而且多数办公面积较小、价格偏高。若租期超过三年的,一般业主不会同意,或者是需要一定幅度的递增。

 

4.租金计算

办公楼出租时,往往会是一个大空间、大产权,但是真正在进行租赁时,会选择按照部分面积进行租赁(不排除中小企业租赁整层楼)。办公楼的报价一般是“元/平方米/日”为单位,租金的计算方式就是单价*实际租赁面积*天数。

举个例子,如上海外滩金融中心(传统办公楼)的单价为11.00元/平方/天,租赁期限为12个月(每月按30天计算),办公室实际租赁面积为300㎡,那么租金就应该11*12*30*300=1,188,000元。

 

5.物业管理费

选择合适的办公室进行承租,物业问题避无可避。为有效避免合作后续的其他问题出现,最佳做法即是:在签订合同时,提前注明物业管理费用及相关内容。

每个办公楼的物业管理费,跟办公环境、服务品质、物业企业管理水平都有着莫大的关系,也正是这些差异,造就了各个物业管理企业不同的收费标准。

一般情况下物业管理费包含:公共空间、外墙的保洁,公共设施的维修,公共部位水、电,工作时间的空调费(仅在工作日的9:00—18:00提供)、保安管理费等等,具体费用,可以当场和出租方确定,并写入合同之中。

 

6.租金缴纳

缴纳写字楼租金的方式一般为每月结算一次,每次缴纳一个月的租金;保证金是对写字楼租赁双方进行约束的手段,通常为两种:

1. 缴纳2个月的办公室租金与物业管理费;

2. 缴纳3个月的办公室租金与物业管理费,如果签订写字楼租赁合同时除了缴付保证金外,还要缴付首月的租金。

 

7.免租期

选择办公空间时,可以选择精装修,也可以选择毛坯(或带有简单装修),大多数承租方在确定承租办公楼以后,承租方就会重新装修。在重新装修期间就可以由出租方给租户免租期。

关于免租期的长短由双方自行约定,避免后期出现关于租金的争议,建议把免租期写入合同中,双方均能受到法律保护。

 

8.注册营业执照

创业者找办公楼最关注的内容就是办公楼一定要能办理营业执照。当承租方需要将承租的办公楼作为企业注册地,那么在签订合同前,询问出租方是否可以提供营业执照注册。确定能够注册营业执照后,出租方还需提供相应资质。

 

9.停车事宜

大多数初创企业在找寻合适的办公室时,会选择交通便利的地方,方便员工通勤,方便客户上门拜访、实地考察。除了这些因素大家还需要考虑以下两个问题:

1.是否能够提供停车位供承租方使用?

2.停车位是免费使用?还是付费?付费方式如何?

一般写字楼都会为每家企业领导设置固定车位并且有限制每家企业仅可申请几个固定车位。停车费分为三种:每小时计算、上班时间包月计算、24小时包月计算,一般车位需要找管理处联系,与业主大多没有关系。

 

10.装修改造

在租下写字楼之后,企业一般会对办公室进行装修改造,则需要遵循以下原则:

1. 必须与业主协商,取得业主的书面同意;

2. 不能损害房屋的主体结构,影响建筑安全;

3. 需要负责装修工程的消防报批和验收,这就需要提前了解该写字楼的消防规定与审批流程了。

4. 关于房屋的装修折旧与补偿方式,也需要提前约定清楚。

 

11.转租问题

如果企业业务调整,或是由于团队迅速发展,原有的办公室已不再适用,则需要面临转租问题。转租是写字楼租赁中经常遇到,却关系租赁双方切身利益的敏感问题,房屋转租通常分为这两种方式:

1. 在房东书面同意的情况下,充当“二房东”的角色,将房租转租获利;

2. 将写字楼承租转让,此时需要第三方与房东重新签订合同。

 

以上就是在租赁办公室过程中,必须要知道的一些注意事项,企业在租赁之前,一定要先了解清楚,免得落入陷阱或者后续带来不必要的纠纷和损失。

当然了,想要既省心又省事的租到办公室,选择一个正规、靠谱又专业的租赁平台十分重要,市场上各种各样的租赁中介令人眼花缭乱,质量也是层次不齐,如果不小心遇到不靠谱的中介,则又是让人欲哭无泪的坑。

 

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